CONTEXTO Y OBJETIVOS

Contexto:

El cliente es una empresa de servicios con alrededor de 20 empleados que realizan tareas de mantenimiento en varias instalaciones gestionadas por la empresa. Cada semana, los empleados tienen que rellenar el registro de jornada laboral con las horas trabajadas en cada una de las instalaciones, especificando también las tareas realizadas (las vacaciones, bajas, etc. también se indican en este registro). Esto tiene que ser aprobado por el jefe de equipo y enviado a finanzas para calcular la retribución del empleado en base a las horas trabajadas y emitir facturas a sus clientes. Los empleados rellenan una plantilla Excel con las horas trabajadas y se la envían al jefe de equipo por correo electrónico. Tras realizar un control del registro de cada empleado, el jefe de equipo junta todo en otra hoja Excel y lo envía a finanzas, que se encarga de calcular la retribución de los empleados, emitir facturas a sus clientes, etc.

Problema:

Durante los últimos meses, la empresa ha aumentado considerablemente el volumen de trabajo y número de empleados. El proceso de registro y control de horas trabajadas lleva más tiempo ahora, y también se producen más errores. Además, las plantillas de Excel que los empleados utilizan para registrar sus horas, requieren cambios a menudo para actualizar la lista con nuevos proyectos, instalaciones, y tareas a realizar. El jefe de equipo tiene que dedicar bastante más tiempo a gestionar todo y el departamento de finanzas también tiene más trabajo, además de encontrarse con más errores, reclamaciones, etc.

Podemos resumir los principales problemas en los siguientes puntos:

  • La plantilla Excel que utilizan los empleados no tiene campos definidos ni protegidos, lo cual lleva en ocasiones a tener más información que procesar de la necesaria, y también más errores.
  • No hay control de calendario con información de los registros que han sido enviados y aprobados, o los que están pendientes o han sido devueltos para alguna corrección, etc. Todo esto requiere comunicación verbal o por correo electrónico entre el jefe de equipo y los empleados.
  • Hay más empleados en la empresa, y por tanto más plantillas que gestionar, más comunicación/correos electrónicos, más registros, más errores, etc.
  • Hay más cambios en las plantillas (esto requiere actualizar la versión), lo cual requiere también más tiempo, más comunicación/correos electrónicos, etc., para asegurarse que los empleados utilizan las plantillas actualizadas.

NUESTRA SOLUCIÓN

Exceloco ha propuesto actualizar la plantilla de entrada y crear una aplicación en Excel para automatizar la consolidación de entradas de registro y agilizar el proceso utilizando Excel VBA/macros. Esto reduce horas de trabajo manual, establece patrones y estándares de registro con información comparable, y reduce también el número de errores generados. La nueva aplicación Excel para registrar las horas trabajadas semanalmente (registro de usuario) ha añadido además los siguientes componentes:

  • Introducción de un campo mostrando el estado del registro (Cerrado, Abierto, Enviado, Devuelto, Aprobado) para la semana seleccionada. Esto asegura que los empleados envíen el registro correcto, evita entradas duplicadas y otros errores.
  • Actualización automática de la lista de proyectos/instalaciones, tareas, etc., que aparecen en los desplegables de la tabla principal. El jefe de equipo mantiene y actualiza la lista original de proyectos/instalaciones y tareas a realizar en otro archivo Excel central protegido y guardado en un directorio común en SharePoint.
  • Utilización de botones asociados a las macros correspondientes para enviar, editar, o cancelar los registros semanales desde Excel, sin necesidad de tener que enviar un correo electrónico con el archivo. Los datos se almacenan en el mismo archivo Excel central que mantiene el jefe de equipo.

Las entradas del registro de cada empleado se consolidan en el archivo Excel (registro central) en SharePoint, habiendo acordado utilizar un registro nuevo cada año y archivar los datos del año anterior. Esto reduce el tamaño del registro operativo y maximiza así el rendimiento, y al mismo tiempo, permite ordenar los archivos de registros para cada año, aunque con el volumen de entradas actual podría utilizarse varios años. Una alternativa a considerar por la empresa en el futuro (en caso de mayor expansión), es almacenar los registros en una base de datos Access (o similar).

El registro central combina las entradas de todos los empleados y permite al jefe de equipo aprobar entradas de registro agrupadas, o ver detalles para hacerlo más minuciosamente. Este mismo registro central permite filtrar, manipular los datos cuando sea necesario (correcciones), y visualizar el número de horas trabajas por cada empleado en una semana, mes, etc. Además, también permite disgregar las horas dedicadas a cada proyecto/instalación o cada tarea, todo mediante tablas y gráficos dinámicos. Este mismo registro central es utilizado por los departamentos de recursos humanos y finanzas para calcular la retribución de los empleados y facturación al cliente.

El proceso complete tras la implementación de la solución propuesta por Exceloco se puede resumir en el siguiente esquema gráfico:

registro-de-jornada

Realización

  • Este proyecto en particular ha tardado 3-4 semanas en completarse. El desarrollo de la aplicación en Excel (registro de usuario) puede llevar entre 1-2 semanas, pero la integración con otros archivos Excel (por ejemplo, el registro central en SharePoint), así como las pruebas de usuario, puede necesitar otras 1-2 semanas, dependiendo de la disponibilidad del cliente para realizar las pruebas.