CONTEXTO Y OBJETIVOS
Contexto:
El cliente tiene una tienda online de productos electrónicos. Entre estos hay teléfonos móviles (Smartphones), portátiles, cámaras digitales, televisores, monitores, consolas, tablets, altavoces, y algunos más. La mayoría de sus productos son importados de Asia. Vende mucho más en el mercado internacional que a nivel nacional. Esto lo hace tanto a través de su propia página web, como en otros portales como por ejemplo Ebay y AliExpress. Cada vez que vende un producto genera la factura correspondiente, que manda al comprador por correo electrónico y también de forma impresa y acompañando al paquete enviado. A fin de mes tiene que consolidar las ventas para calcular las ganancias y administrar el negocio. Esto se utiliza cada año para hacer la declaración de impuestos de empresa.
Problema:
El cliente tiene una hoja Excel donde añade los productos vendidos, con detalles del precio del producto, coste de envío, descuentos, márgenes, etc. El margen varía según la categoría del producto (a veces también depende del producto en sí). También los costes de envío son distintos según las dimensiones y peso del producto, lo cual está especificado en la factura. El cliente quiere tener toda esa información en una misma hoja para calcular los gastos y márgenes fácilmente. También quiere consolidar las ventas por categoría para analizar la demanda y centrarse en las categorías con más salida, además de querer consolidar los beneficios de ventas cada mes y el acumulado por año. Las hojas Excel que utiliza actualmente no le permite realizar estas funciones de forma práctica. Podemos resumir los principales problemas en los siguientes puntos:
NUESTRA SOLUCIÓN
La plantilla necesita ser actualizada para automatizar varias tareas. Entre otras cosas, hace falta estandarizar el proceso de registro de productos vendidos. También hay que enlazar cada producto con su información para calcular automáticamente los costes de envío y márgenes. La solución permite la consolidación de las ventas mensuales en una tabla de resultados anuales, con fórmulas para calcular el valor total, impuestos, márgenes, etc. Adicionalmente, hay un panel gráfico que muestra los resultados por periodo seleccionado, o por categoría, producto, o región.
La primera hoja permite mantener la lista de empleados y añadir cada empleado a su turno fácilmente. En la misma hoja, se mantiene también la lista de turnos, pudiendo añadir nuevos turnos, editar o eliminar turnos, o hacer pequeñas correcciones manualmente.
Las ventas se registran en una hoja que permite filtrar los campos y muestra el valor total de entrada, gastos de envío, y margen. La entrada de los datos en esta hoja es muy sencilla. Se ha acordado no proteger la hoja para poder añadir y editar los datos manualmente sobre la hoja. Otra posibilidad sería hacerlo mediante un formulario. Los datos alimentan otra hoja que recopila las ventas de cada mes automáticamente. Esta hoja permite ver el valor total, impuesto, y margen, para cada mes y el acumulado anual.
El movimiento de ventas queda reflejado en un panel gráfico que resume información de las operaciones de venta, número de productos por categoría, volumen de venta, etc. El panel permite filtrar la información por año y mes de ejercicio, categoría y producto, o región de la venta. Los gráficos son dinámicos y cambian según la selección.