CONTEXTO Y OBJETIVOS

Contexto:

El cliente es un distribuidor de bebidas de importación, mayoritariamente bebidas espirituosas, pero también refrescos. Cuenta con un catálogo importante de bebidas de todo el mundo, con una gran variedad de productos que tiene que gestionar cuidadosamente. Además, trabaja con muchos proveedores distintos, ha manejado también productos muy variados, y distribuye a muchos establecimientos del país. Hoy en día tiene una cartera bastante estable, y sabe que productos tienen más salida. A lo largo de los años, ha utilizado varios métodos para mantener un registro del inventario, pero a día de hoy la mayor parte de la documentación esta en archivos de Microsoft Excel y Word. Esto es crucial para mantener el inventario al día y poder responder a la demanda de sus clientes.

Problema:

La empresa tiene proveedores de distintos países y tiene información de productos en varios idiomas y en diversas hojas Excel. También tiene muchos albaranes de entrega en documentos Word. El trabajo de gestionar esta información es tedioso y lleva mucho tiempo. Al mismo tiempo, cualquier descuadre de la cantidad de botellas o cartones disponibles puede llevar a un retraso en la entrega. Este tipo de errores son más comunes de lo normal. Los problemas asociados con la gestión actual de estos procesos se pueden resumir en lo siguiente:

  • Los datos del inventario de productos están dispersos, no hay una fuente principal donde poder consultar el estado del inventario rápidamente, y tampoco se puede ver la historia del producto, por ejemplo, saber cuántos cartones había en stock el año pasado en estas mismas fechas, o información similar.
  • Los productos no están organizados por país de procedencia, de ser así, esto facilitaría la organización de cierta documentación y burocracia. Además, ayudaría también cuando la información de los productos está en otro idioma. Otra tarea importante consiste en mostrar a sus clientes un catálogo de los productos y países de origen, como reclamo. Para ello también ayudaría organizar los productos por países.
  • Agregar un nuevo proveedor o producto a su lista requiere actualizar varias fórmulas y crear nuevas versiones de algunos documentos.
  • Exportar los datos para generar reportes es difícil y lleva bastante tiempo porque la información está dispersa.

NUESTRA SOLUCIÓN

Exceloco ha creado una consola principal en Excel, desde la cual se puede navegar a distintas hojas con información de los productos, inventario, etc. Esto permite ver y también actualizan el número de unidades en stock para cada producto. Además, hay un panel gráfico donde se puede visualizar el estado del inventario y resumen del stock. La solución propuesta permite las siguientes mejoras:

  • Introducir o modificar información sobre proveedores y productos de forma manual o semi-automatizada. Establecer conexiones a otros documentos para leer o importar datos al archivo principal y cambiar la configuración de los distintos componentes.
  • Buscar productos inventariados mediante filtros rápidos por país de origen, producto, volumen y empaquetado del producto. El inventario muestra el número de botellas y número de cartones en stock.
  • Visualizar información sobre los proveedores, productos, y estado de inventario en un panel gráfico central que permita cambiar la vista dinámicamente.

La hoja de inventario permite filtrar los productos en base al país de origen, empaquetado del producto, volumen de embotellado, y obtener más información siguiendo el link del producto. El inventario muestra la cantidad de cada producto en número de botellas y cartones, y cambia el color mediante formato condicional cuando el producto está fuera de stock. Un informe con productos fuera de stock también se puede obtener a través del botón correspondiente.

intervario-de-productos

El panel gráfico muestra información sobre el país de procedencia de los productos, los principales exportadores, productos totales, en stock, y fuera de stock, permitiendo acceder a más información sobre el producto mediante una lista dinámica. También hay información del empaquetado de los productos, cantidad en botellas y en cartones, así como la relación del stock en cuanto al volumen de embotellado. Este panel se puede personalizar y adaptar fácilmente a las necesidades del usuario en cada momento.

Realización

  • El proyecto se ha completado en 2-3 días más otros 2 días de pruebas de usuario. La mayoría de proyectos de este tipo se pueden realizarse en unos pocos días, dependiendo del número de fórmulas, tablas, y funcionalidad necesaria. Procesar información en otros idiomas puede requerir algo de tiempo extra.