CONTEXTO Y OBJETIVOS

Contexto:

El cliente tiene una tienda física de productos cosméticos y en los últimos años ha empezado a vender también sus productos online, tanto a través de su propia página web como otras plataformas online (principalmente Amazon). Para ello ha contratado dos vendedores especializados en venta online, además del personal que tiene en la tienda. Todos ellos utilizan Microsoft Excel para documentar las ventas y mantener el inventario al día. La hoja de inventario detalla la categoría del producto, el nombre y descripción del producto, el proveedor, número de unidades, precio por unidad y valor del producto en stock. El encargado de la tienda física es la persona que mantiene la hoja de inventario y realiza los pedidos, pero necesita el input de sus compañeros a menudo para reflejar los cambios del stock y ver así que productos hay que reponer. Además, esta hoja Excel permite analizar qué productos que se venden más, o cuales no tienen tanta salida, y poder así adaptar la oferta a la demanda real.

Problema:

La venta online ha superado con creces la venta física en los últimos años. Esto ha creado mucho más movimiento de productos y ha complicado el trabajo de mantener el inventario al día. Antes el proceso era semanal, mientras que ahora tiene que hacerse a diario. Le empresa se ha encontrado con productos fuera de stock en varias ocasiones, debido a que los cambios no se han realizado a tiempo en la hoja de inventario. La cantidad de datos es ahora mayor y algunas fórmulas no funcionan correctamente. Es difícil actualizar todas las formulas porque algunas hojas contienen miles de filas.

La lista de problemas se puede resumir en los siguientes puntos:

  • Las fórmulas utilizadas inicialmente no funcionan bien porque se han añadidos más datos, columnas, u otra información de forma arbitraria.
  • La hoja de inventario requiere mucho trabajo manual para ser actualizada. Añadir nuevos proveedores y productos supone un gran cambio que altera el funcionamiento de varias fórmulas.
  • Es difícil encontrar las operaciones que se han ejecutado en un cierto periodo concreto, o con un producto en particular. No hay forma de ver la correlación entre entrada y salida de productos (pedidos y ventas).

El cliente quiere aumentar el volumen de ventas de forma sostenible. Para ello, necesita organizar mejor ciertos archivos y hojas Excel de forma que exista un control perfecto del inventario. Necesita sobre todo agilizar la gestión de pedidos para tener siempre stock de productos y minimizar así el tiempo de entrega.

NUESTRA SOLUCIÓN

El cliente quiere mantener en lo posible el formato de la hoja de inventario. Sin embargo, se han propuesto pequeños cambios para mejorar su presentación y funcionalidad, especialmente para destacar productos fuera de stock, o con menos unidades que el límite mínimo de unidades en stock establecido. Esto se ha conseguido mediante formatos condicionales en ciertas columnas. Además, se han añadido fórmulas para calcular el valor total del stock en cada momento.

El cliente quiere mantener en lo posible el formato de la hoja de inventario. Sin embargo, se han propuesto pequeños cambios para mejorar su presentación y funcionalidad, especialmente para destacar productos fuera de stock, o con menos unidades que el límite mínimo de unidades en stock establecido. Esto se ha conseguido mediante formatos condicionales en ciertas columnas. Además, se han añadido fórmulas para calcular el valor total del stock en cada momento.

  • Visualizar todas las operaciones con filtros rápidos por categoría, producto, proveedor, y operación (entrada o salida de producto). También poder filtrar las operaciones por fecha o un periodo específico.
  • Introducir o modificar manualmente una nueva operación, o hacerlo de forma más automática. El proceso es similar para pedidos, pero varia en ventas dependiendo si el producto está en tienda física o portal online.
  • Calcular el número de unidades total, fecha esperada de entrega, etc., y actualizar el inventario tras realizar cada operación, de forma que el stock esté siempre al día. Alertas aparecen inmediatamente si uno de los productos esa fuera de stock.

Otra hoja mantiene el listado de proveedores, que sirve de base cuando se añaden nuevos productos al inventario, y también se puede utilizar para filtrar operaciones. La hoja facilita la entrada de nuevos proveedores y nuevos productos, los cuales se verían automáticamente reflejados en el inventario y otros registros.

El inventario tiene información sobre el coste por unidad de cada producto, y, por tanto, el valor total del producto y de todo el stock en todo momento. Esta cifra es importante para contrastar las ventas y beneficios de la empresa durante un periodo determinado. Sin embargo, los precios de venta y desglose de costes, impuestos, y beneficio final se gestionan por separado.

El cliente quiere mantener en lo posible el formato de la hoja de inventario. Sin embargo, se han propuesto pequeños cambios para mejorar su presentación y funcionalidad, especialmente para destacar productos fuera de stock, o con menos unidades que el límite mínimo de unidades en stock establecido. Esto se ha conseguido mediante formatos condicionales en ciertas columnas. Además, se han añadido fórmulas para calcular el valor total del stock en cada momento.

Realización

  • Este proyecto se ha completado en 2-3 días y solo ha necesitado un día de pruebas de usuario. La mayoría de proyectos de este tipo se pueden realizarse en unos pocos días, dependiendo del número de fórmulas, tablas, y funcionalidad necesaria.