CONTEXTO Y OBJETIVOS

Contexto:

El cliente es una empresa del sector de la construcción que realiza obras de varios tipos y reformas de edificios (estructura y fachada) en varias zonas de la península, mayoritariamente en la comunidad de Madrid y alrededores. El ingeniero principal y los jefes de obra utilizan Microsoft Excel y Word para documentar y gestionar el trabajo. Los archivos Excel contienen información específica de cada proyecto, tarifas, ofertas, proveedores, facturas, etc. Entre otras tareas, el ingeniero principal utiliza varias plantillas Excel para guardar información de los clientes, planificar la demanda de proyectos, realizar estimaciones y preparar los presupuestos para cada proyecto, y así posteriormente emitir una oferta al cliente. Los jefes de obra utilizan una plantilla de Excel para detallar los costes de cada proyecto. Entre todos, manejan un gran número de documentos.

Problema:

La empresa tiene problemas para gestionar el volumen de documentación, esto afecta tanto al ingeniero principal como a los jefes de obra., pero también la jefatura y otros departamentos de la empresa se ven afectados por ello. A menudo, no se encuentran algunos documentos, teniendo así que rehacer parte del trabajo. Es importante para la empresa poder consolidar la información en un documento único, que, gestionado por el ingeniero principal, sirva como referencia para cualquier consulta y para gestionar la cartera de clientes, proyectos activos, contratos, etc.

La siguiente lista resume los problemas principales en más detalle:

  • Hay varias versiones de la lista de proveedores con precios de servicios y materiales. Hay también varias versiones de las plantillas utilizadas para estimar el coste de un proyecto.
  • Cada proyecto se guarda por separado y la única forma de saber cuántos proyectos hay activos, o que proyectos se han completado, etc., es navegando las distintas carpetas y buscando los archivos correspondientes. Esto requiere normalmente buscar y abrir varios archivos para ver la información relevante, y es un proceso que lleva bastante tiempo.
  • Algunas de las plantillas son muy complejas y difíciles de entender, de manera que al compartirlas con otras personas que tienen que utilizarlas o añadir cierta información, llevan a confusión y errores.
  • Algunas de las formulas no se han introducido correctamente, y cualquier pequeño cambio puede generar resultados erróneos. Además, los archivos no tienen ningún tipo de protección, y algunas de las hojas principales tampoco están protegidas.

NUESTRA SOLUCIÓN

Esta empresa necesita una aplicación para la gestión de clientes, contratos, proyectos, y facturación, pero no quiere implementar un nuevo software, ya que esto conlleva un gasto importante, suele tardar semanas o meses, y supone un cambio notable para los empleados de la empresa, que no pueden afrontar en estos momentos. Como trabajan con Microsoft Office, y la mayoría de los documentos son archivos Excel y Word, buscan una solución que se pueda implementar en Excel. La solución además tiene que cumplir los siguientes objetivos:

  • Estandarizar las hojas Excel utilizadas para estimar el coste de cada proyecto, de manera que siempre se utilice el mismo formato y el cliente reciba siempre el mismo tipo de oferta.
  • Permitir navegar y acceder fácilmente la información de los clientes, proyectos, contratos, facturas, etc. Esto debería ser el principal componente de la aplicación.
  • Debe tener una sección que muestre la lista de proyectos y permita filtrar proyectos por fecha, por región, por cliente, etc. También tiene que permitir ver proyectos completados anteriormente, y conectar con detalles del proyecto como por ejemplo los distintos gastos y el presupuesto del proyecto.
  • También es importante la visualización de los datos, de forma que la aplicación pueda generar reportes fáciles de entender con información por ejemplo como el número de proyectos en curso en cada región, o número de proyectos completados en el mes de junio, etc.

Exceloco ha consolidado varias plantillas y hojas Excel en un archivo único. Este archivo Excel es una aplicación con una interfaz principal que permite navegar fácilmente por las distintas secciones. La interfaz principal muestra una vista previa del número de regiones, clientes, proyectos en curso, facturas pendientes, y contratos nuevos, de la empresa. Una serie de botones y links permiten obtener más detalles de cada una de esas secciones, mostrando las hojas correspondientes que permanecen ocultas para reducir el número de páginas visibles, permitiendo así trabajar solo con un número reducido de hojas al mismo tiempo.

dashboard

La aplicación Excel permite ver más información en un panel interactivo con tablas y gráficos dinámicos. El panel permite filtrar y visualizar distintos datos, además se puede configurar y personalizar fácilmente. La siguiente imagen muestra una vista general de proyectos y presupuesto para cada región y cada cliente en el mes de mayo de 2021. Otras vistas permiten ver más detalles como por ejemplo el desglose del presupuesto, detalles técnicos del proyecto, etc.

Esta aplicación contiene detalles de cada uno de los proyectos que se han completado, así como los proyectos en curso. Esto se puede ver en la consola de proyectos, la cual permite filtrar los proyectos por fecha, región, cliente, etc. La lista muestra información general de cada proyecto, incluyendo entro otros datos la región, el código de cliente, estado del proyecto, fecha de inicio, presupuesto, etc.

consola-proyectos

Realización

  • Esta aplicación Excel ha tardado varias semanas en completarse al tener que entender y consolidar muchas plantillas y hojas Excel con información bastante dispersa y confusa. Un proyecto de este tipo puede implementarse en un periodo de 2-3 semanas. Aunque esta cifra puede cambiar considerablemente dependiendo de requerimientos del cliente.