CONTEXTO Y OBJETIVOS
Contexto:
El cliente es una empresa de trabajo temporal (ETT), con mucha variedad de puestos de trabajo. No está especializada en ningún campo en concreto, sino que tiene una cartera abierta en varias industrias, y por tanto tiene clientes de todo tipo y de todas las ramas empresariales. Pero es cierto que, al ser una entidad de trabajo temporal, tiene muchos puestos de trabajos menos cualificados de lo normal, también con sueldos algo más bajos de la media. La empresa publica las ofertas de trabajo en varios portales de internet, así como en su propia página web. Cada vez que se publica una oferta, esto queda registrado en una hoja Excel. Luego, las candidaturas para cada puesto vacante se registran en otra hoja distinta y se gestionan por separado. Para ello se utiliza mucho el correo electrónico y el calendario integrado de Microsoft Outlook. Así que el paquete de Microsoft Office es crucial para la gestión de todo el proceso, tanto la creación y registro de ofertas de trabajo, como el registro de candidatos inscritos en las ofertas, seguimiento del perfil del candidato, y el proceso de selección. Las ofertas suelen estar redactadas en un documento Word. Los currículos de los candidatos también suelen estar en documentos Word o pdf. Los registros están gestionados en Excel, y la comunicación con los candidatos y programación de las entrevistas en Outlook.
Problema:
Uno de los problemas que tiene la empresa es que tiene el registro de ofertas de trabajo por un lado en una hoja Excel, y las candidaturas para cada una de esas ofertas por otro lado en otros archivos. Parte de la información se gestiona y organiza también en carpetas de Outlook, guardando los correos y las entradas en el calendario. Cuando los candidatos son seleccionados, la gestión del contrato e incorporación al puesto de trabajo es gestionada de otra forma distinta. La empresa quiere poder gestionar todo esto junto, poder ver las ofertas publicadas, e inmediatamente ver el número de candidatos inscritos, ver quiénes son esos candidatos, y saber si se ha contactado con el candidato, se ha programado la entrevista, etc. También quiere integrar un calendario para ver y organizar las entrevistas, y tener esto en un mismo documento, que además ayude a generar un reporte del proceso, para poder facilitar esa información tanto a la empresa como al candidato. Los problemas se pueden resumir en los siguientes puntos:
NUESTRA SOLUCIÓN
La solución propuesta consiste en consolidar las distintas fuentes de información y darles un formato adecuado para poder gestionar todo el proceso de forma eficaz. Esta solución en Excel permite navegar por las distintas fases del proceso de reclutamiento, empezando con el registro de las ofertas de trabajo, donde se puede añadir el puesto con fecha, nombre de puesto vacante, descripción, encargado, departamento, condiciones, etc., y la mayoría de la información se puede importar directamente de Word. Esto también permite poder añadir ofertas que vuelven a salir, haciendo referencia a una oferta publicada anteriormente.
También se ve el número de candidatos inscritos en cada oferta, lo cual se actualiza en tiempo real, y acceder a esa lista en el registro de candidatos mediante filtros dinámicos. Esa hoja tiene información del candidato, nombre, dirección, contacto, perfil, etc. Ahí también se ve el estado de la candidatura, fecha de primer contacto, entrevistas, y fecha de contratación, si el candidato es seleccionado.
Al mismo tiempo, todas estas fechas se pueden ver en el calendario, que es especialmente útil para organizar las entrevistas y ver los encuentros planeados de forma dinámica. Esto permite que se pueda seleccionar un puesto vacante, o un candidato, y mostrar las fechas de inscripción, contacto, entrevista, etc., todo en el calendario.
Finalmente, cuando el candidato es seleccionado se activa el proceso de contratación, que también se gestiona en otra hoja del mismo archivo, con la fecha de inicio, condiciones salariales, etc., que permite emitir un documento con la información necesaria para crear los contratos para cada uno de los empleados.